Hoe maak ik een Peppol factuur?

Wat is een Peppol factuur?

Een Peppol factuur is een gestructureerde elektronische factuur die via het Peppol-netwerk wordt verzonden. Peppol is een veilig en internationaal netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om elektronische facturen efficiënt en foutloos uit te wisselen. Dit netwerk is een betrouwbaar alternatief voor facturen per e-mail of post en wordt al breed gebruikt binnen de overheid en het bedrijfsleven.

Waarom Peppol gebruiken?

Het gebruik van Peppol voor e-facturatie heeft verschillende voordelen:

Veiligheid: Facturen worden direct via het netwerk verzonden en niet via e-mail, waardoor fouten en fraude worden voorkomen.
Automatische verwerking: Peppol-facturen zijn gestructureerd in UBL 2.1-formaat, wat betekent dat ze eenvoudig en vrijwel foutloos door boekhoudsystemen verwerkt kunnen worden.
Bevestiging van verzending en ontvangst: Zowel de verzender als de ontvanger krijgen een notificatie wanneer een factuur succesvol is afgeleverd.
Wettelijke verplichting: In sommige landen, zoals België, is Peppol al verplicht voor facturen naar overheidsinstanties. Bovendien wordt Peppol vanaf 2026 verplicht voor facturatie tussen Belgische bedrijven onderling (B2B).

Stappen om een Peppol factuur te maken en verzenden

1. Kies een Peppol Access Point-provider

Om een Peppol factuur te verzenden, heb je een Peppol Access Point nodig. Dit is een gecertificeerde dienstverlener die je facturen verwerkt en doorstuurt binnen het Peppol-netwerk. Je kunt hiervoor gebruikmaken van Billing.eu.com.

2. Verkrijg de Peppol ID van je klant

Elke organisatie in het Peppol-netwerk heeft een Peppol ID. Dit kan een BTW-nummer, ondernemingsnummer of een GLN-code zijn. Je kunt controleren of je klant geregistreerd is via de Peppol directory of rechtstreeks in de applicatie Billing.eu.com.

3. Maak een gestructureerde elektronische factuur

Je factuur moet voldoen aan het Peppol BIS V3-formaat, dat gebaseerd is op UBL 2.1 (Universal Business Language). Dit betekent dat de factuur alle verplichte gegevens moet bevatten, zoals:

Bedrijfsgegevens van verzender en ontvanger
BTW-nummer of Peppol ID
Factuurnummer en -datum
Betalingsgegevens (IBAN/BIC)
Producten/diensten met bijbehorende prijzen en BTW-tarieven

Werk je met Billing.eu.com? Dan hoef je je geen zorgen te maken om het formaat en de verplichte meldingen, dit wordt automatisch voor jou verzorgd.

4. Verzenden via Peppol

Eenmaal aangemaakt, wordt de factuur:

Verzonden naar jouw Peppol Access Point.
Doorgestuurd naar het Access Point van de klant.
Geaccepteerd door de klant, met een bevestiging van ontvangst.

Belangrijk: Overheden vereisen vaak een inkoopordernummer op de factuur. Dit kan je instellen als een extra veld bij het aanmaken van een factuur.

Veelvoorkomende fouten en hoe deze te vermijden

Ongeldig BTW-nummer: Controleer of het BTW-nummer correct is en overeenkomt met de gegevens in Peppol.
Foutieve adresgegevens: Zorg dat landen en adressen correct zijn geformatteerd.
Negatieve bedragen: Factuurlijnen mogen geen negatieve bedragen bevatten, tenzij het een creditnota betreft.
Factuur niet verzonden: Dit kan komen doordat je onderneming nog niet volledig is geactiveerd in Peppol.

Peppol en Mercurius: Wat is het verschil?

Voor facturatie naar Belgische overheidsinstanties wordt Peppol gebruikt in combinatie met Mercurius, een federaal platform dat alle overheden ontsluit. Facturen naar de overheid worden via Peppol verzonden, maar komen binnen op het Mercurius-platform, dat de distributie naar de juiste instantie regelt.

Conclusie

Peppol is een efficiënte en veilige manier om facturen elektronisch uit te wisselen. Door een Peppol Access Point-provider te gebruiken, een geldige Peppol ID te verkrijgen en een gestructureerde UBL 2.1-factuur te maken, kun je eenvoudig voldoen aan de regelgeving en je facturatieproces automatiseren.

Wil je starten met Peppol-facturatie? Kies een betrouwbare Access Point-provider en registreer je vandaag nog op Billing.eu.com!