Is Peppol verplicht in België?

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor vrijwel alle B2B-transacties in België. Dit betekent dat bedrijven geen papieren facturen of PDF-bestanden via e-mail meer mogen versturen, maar gebruik moeten maken van gestructureerde elektronische facturen die verzonden worden via Peppol. Deze facturen worden opgesteld in het UBL/XML-formaat, waardoor ze automatisch door boekhoudsoftware verwerkt kunnen worden.

Peppol is het standaardnetwerk dat gebruikt wordt voor de uitwisseling van deze e-facturen. Dit netwerk zorgt ervoor dat facturen veilig en correct tussen bedrijven worden verzonden en ontvangen.

Waarom wordt Peppol verplicht?

De Belgische overheid voert deze verplichting in als onderdeel van een bredere digitaliseringsstrategie en de Europese wetgeving "VAT in the Digital Age" (ViDA). De doelstellingen zijn:

• Efficiëntie verhogen: automatische verwerking bespaart tijd en voorkomt fouten.
• Kosten verlagen: e-facturatie is tot 75% goedkoper dan papieren facturen.
• Betalingen versnellen: minder vertraging bij factuurverwerking.
• Fraude verminderen: door gestructureerde gegevens wordt btw-fraude moeilijker.
• Milieuvoordelen: minder papier- en inktverbruik.

Voor wie geldt de verplichting?

De verplichting tot e-facturatie via Peppol geldt vanaf 2026 voor alle btw-plichtige ondernemingen in België die B2B-transacties uitvoeren. Dit betekent dat zowel vennootschappen als zelfstandigen (ook in bijberoep) hun facturen elektronisch moeten opstellen en verzenden.

Uitzonderingen:

• B2C-transacties: Facturering aan particulieren blijft buiten de verplichting.
• Specifieke btw-vrijstellingen: Bepaalde sectoren die onder artikel 44 van het Btw-Wetboek vallen, zoals medische beroepen, zijn vrijgesteld.
• Buitenlandse ondernemingen zonder Belgische vestiging.

Voor facturatie aan overheden geldt e-facturatie al sinds 2024 voor overheidsopdrachten.

Hoe kan je je voorbereiden op de Peppol-verplichting?

Als onderneming of zelfstandige is het belangrijk om nu al stappen te zetten om tijdig klaar te zijn voor de verplichte e-facturatie:

1. Kies facturatiesoftware die Peppol ondersteunt.
   • De meeste moderne boekhoud- en facturatiesoftware, waaronder Billing.eu.com, bieden een Peppol-registratie aan als onderdeel van hun pakket.
2. Registreer je op het Peppol-netwerk.
   • Dit is een eenmalig proces en maakt het mogelijk om e-facturen te verzenden en te ontvangen. Meestal wordt dit voor jou gedaan bij het aanmaken van een account.
3. Informeer je leveranciers en klanten.
   • Vraag of zij ook al met e-facturatie werken en pas je processen hierop aan.
4. Profiteer van fiscale voordelen.
   • Aan deze verplichting zijn onvermijdelijk kosten verbonden. De overheid ondersteunt ondernemers met enkele fiscale voordelen.
   • Vanaf 1 januari 2025 geldt een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen.
   • Kleine KMO’s en zelfstandigen kunnen tussen 2024 en 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen voor facturatiesoftware.

Veelgestelde vragen over Peppol en e-facturatie

1. Hoe maak ik een Peppol factuur?

De werkwijze kan verschillen afhankelijk van welke facturatiesoftware je gebruikt, maar de meeste stappen voor het aanmaken van Peppol facturen zijn hetzelfde.

2. Is Peppol gratis?

Registratie op Peppol en het versturen en ontvangen van facturen brengt meestal kosten met zich mee, maar wordt vaak aangeboden via facturatiesoftware.

3. Kan ik nog papieren facturen gebruiken?

Tot en met 31 december 2025 mag je zowel papieren als elektronische facturen gebruiken. Vanaf 1 januari 2026 is alleen een gestructureerde e-factuur wettelijk geldig voor B2B-transacties.

4. Is Peppol verplicht voor zelfstandigen in bijberoep?

Ja, de verplichting geldt voor alle Belgische zelfstandigen, ongeacht hun statuut.

5. Is e-facturatie veilig?

Ja, Peppol is een gesloten en beveiligd netwerk dat enkel geautoriseerde gebruikers toegang geeft, waardoor factuurfraude wordt geminimaliseerd.

6. Moet ik e-facturen op papier bewaren?

Nee, e-facturen mogen digitaal bewaard worden. Vroeger werd een papieren origineel bewaard, maar dat is al enige tijd niet meer nodig.

Samenvatting

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol verplicht voor alle Belgische bedrijven en zelfstandigen in B2B-transacties. Door nu al over te stappen op een Peppol-compatibele facturatiesoftware kan je maximaal profiteren van de fiscale voordelen.

Wil je vlot en veilig factureren? Bekijk de mogelijkheden van Billing.eu.com en ga vandaag nog aan de slag!